Afsluitingen en betalingen

Navigatie: Transacties → Afsluitingen

Vergoedingen worden per periode uitbetaald, niet stuk per stuk. De betaler (club_payer) sluit een periode af, waarna alle openstaande vergoedingen tot en met de einddatum in die afsluiting zitten en per lid opgeteld worden tot één te betalen bedrag.

Als clubbeheerder heeft u leesrechten op afsluitingen: u ziet de lijst en de details, maar u kunt geen periode afsluiten en geen betalingen registreren.

Waarom dit belangrijk is voor u

Een vergoeding in een afsluiting staat vast. Ze kan niet meer gewijzigd, geweigerd of verwijderd worden — door niemand, ook niet door u of de betaler. De bedragen van een afsluiting worden immers uit die vergoedingen berekend.
Een afsluiting zelf staat ook vast. Er is geen bewerk- of verwijderknop. Een correctie gebeurt in een volgende periode.
Wat u vóór het afsluiten nog moet rechtzetten, moet u dus tijdig doen. De controlepagina hierboven is daarvoor bedoeld: dubbele registraties, aangepaste bedragen en speciale vergoedingen kijkt u het best na vóór de betaler afsluit.
Vergeten vergoedingen gaan niet verloren. Een vergoeding van vóór de startdatum die nooit afgesloten werd, wordt bij de volgende afsluiting alsnog meegenomen. Hetzelfde geldt voor een vergoeding waarvan de weigering later ongedaan gemaakt werd.

De lijst met afsluitingen

Kolom	Beschrijving
Beschrijving	Naam van de afsluiting
Startdatum / Einddatum	De afgesloten periode
Aantal leden	Aantal leden met een lijn in deze afsluiting
Totaal bedrag	Som van alle niet-geweigerde vergoedingen in de afsluiting
Betaald bedrag	Som van wat er per lid geregistreerd werd als betaald
Verschil	Betaald bedrag min totaal bedrag. Groen wanneer alles vereffend is
Afgesloten op	Tijdstip van afsluiten

Klik op het oog-icoon voor de details. Daar ziet u onderaan de lijnen per lid: prestatievergoedingen, kilometervergoedingen, totaal, betaald bedrag, verschil, status, betaaldatum en de opmerking van de betaler.

Wat de betaler doet

Ter informatie, zodat u weet hoe het proces verloopt:

De betaler kiest Periode afsluiten. De startdatum wordt voorgesteld als de dag na de vorige afsluiting; de einddatum standaard als de laatste dag van vorige maand.
Een voorbeeldweergave toont hoeveel leden en welk bedrag er afgesloten zouden worden, en waarschuwt apart voor oudere openstaande vergoedingen.
Na bevestigen worden de vergoedingen gekoppeld en de lijnen per lid aangemaakt.
De betaler registreert per lid het effectief betaalde bedrag, met een QR-code voor de overschrijving. Wijkt het bedrag af van de afsluiting, dan is een opmerking verplicht.

De applicatie weigert een periode die buiten het seizoen valt, die overlapt met een bestaande afsluiting, of waarin geen enkele openstaande vergoeding zit.

Leden volgen hun eigen kant hiervan op Mijn afsluitingen.